دشّن معالي الدكتور خالد بن سعد المقرن مدير جامعة المجمعة يوم الأحد الماضي الموافق 29/6/1433 مكتب إدارة المشاريع و بوابته الإلكترونية و نظام إدارة المشاريع في احتفال في مسرح الجامعة بحضور عدد من قيادات الجامعة من وكلاء و مستشارين و عمداء كليات وعدد من الإداريين و الأكاديمين في الجامعة وفي مستهل الحفل و بعد تلاوة آيات من القرآن الكريم قدم كلا من المهندس عبدالله بن صالح آل صالح مدير وحدة التخطيط في المكتب و المهندس أيمن جميل البركاتي مديرة وحدة المراقبة والتحكم نبذة عن مشروع تأسيس المكتب وتطويره وبناء بوابته الإلكترونية ونظامه الداخلي و الذي بدأ في السادس من رمضان من عام 1432هـ حيث قامت خلاله شركة الصدارة الرقمية المقاول المنفذ للمشروع باتباع خطة عمل واضحة المعالم يتم متابعتها باستمرار و بشكل مباشر بواسطة اللجنة المشرفة على المشروع من طرف الجامعة والتي تشمل سعادة الدكتور مسلم الدوسري المشرف العام على مكتب معالي مدير الجامعة و سعادة الدكتور حمد العمران مستشار معاليه ، وقد تم في بداية المشروع تقييم الوضع الراهن لإدارة المشاريع في الجامعة و قياس مستوى النضج مقارنة بالمعايير الدولية في إدارة المشاريع و على إثر ذلك تم بالتزامن بدأ العمل في تدريب و تطوير مهارات المعنيين بالمشاريع من قيادات عليا ومدراء مشاريع في مسار تدريبي متدرج مع الاستعانة بمدرب استشاري كندي من شركة ECBD Consulting Inc الشريك الحصري للمقاول وكذلك عدد من المستشارين السعوديين المعتمدين في مجال إدارة المشاريع من حملة درجة الدكتوراه في نفس التخصص ممن لديهم الخبرة العملية في هذا الجانب لسنوات ، و بالتوازي مع التدريب تم العمل جنباً إلى جنب مع بعض من قيادات الجامعة و منسوبيها المميزين لرصد المتطلبات بشكل صحيح والاستفادة من الخبرات السابقة و البناء عليها ، و إدراكاً من معالي مدير الجامعة لهذا الأمر تم توجيه معاليه بإنشاء لجنة إعادة هندسة الإجراءات لتعمل مع مستشاري الصدارة الرقمية في هذا السياق حيث تم بعد عقد عدد من الإجتماعات وورش العمل إقرار شكل و صيغة و هيكلة ومهام مكتب إدارة المشاريع وإقرار كافة الإجراءات و العمليات والمسؤوليات المتعلقة بها و آلية و معايير تحديد أولوية المشاريع ، كما تمت التوصية بتشكيل "لجنة استشارية لدراسة المشاريع" تساند المكتب في تقديم الاستشارات التي يطلبها المكتب أو تطلبها قيادة الجامعة بشكل مباشر و كذلك لدراسة حالة المشاريع التي قد تظهر مؤشرات أدائها إمكانية تعثرها وتقديم المقترحات والحلول التي قد تساعد في اعادتها إلى مسارها الطبيعي.
قام بعد ذلك المهندس محمد بن عبدالله السهلي مدير المشروع باستعراض ملخص مختصر عن البوابة الداخلية للمشاريع التي تعنى بأخبار وصور و فعاليات المشاريع والدروس و التثقيف اللازم في مجال إدارة المشاريع وكذلك تحوي أدلة الإجراءات والسياسات ودليل استخدام النظام كما تحوي رابط لنظام إدارة المشاريع في اصداره الأول والذي يتيح إضافة المشاريع والتحكم بالجداول الزمنية ورفع التقارير وإدارة وثائق المشاريع ويحوي لوحة الإحصائيات ومؤشرات قياس الأداء للمشاريع و الموظفين العاملين عليها ، وقد تمت الإشارة إلى العمل على الإصدار الثاني من النظام المتوقع الإنتهاء منه بنهاية مدة المشروع ويشمل ميكنة (أتمتة) إجراءات إدارة المشاريع من لحظة طلب المشروع من وحدات الجامعة و كلياتها إلى لحظة إغلاق المشروع وصرف مستحقات المقاول النهائية.
في نهاية الحفل أشاد معالي مدير الجامعة بجهود الداعمين لأنشطة المشروع من قيادات و موظفي الجامعة و تعاونهم الراقي في تذليل كل الصعاب كما أشاد بالمقاول المنفذ وحرصه على إنجاز المشروع حسب متطلباته وزمنه المحدد بجودة عالية وقد كرم عدد من منسوبي الجامعة بشهادات شكر وتقدير وشدد على حرصه الشخصي ومتابعته الدائمة لنتائج المشروع لنجاح أعمال المكتب ونظامه الإلكتروني لما سيضيف للجامعة من بعد تقني وإداري متقدم من شأنه ضبط أمور المشاريع وتوجيهها بشكل فاعل لنجاح خطط الجامعة الاستراتيجية وتحقيق متطلبات التنمية المأمولة.