برئاسة معالي مدير الجامعة د. خالد بن سعد المقرن ، و بحضور أعضاء لجنة التعاملات الإلكترونية عُقِد الاجتماع الأول للجنة للعام الجامعي الحالي 1437 / 1438 هـ في مكتب معالي مدير الجامعة ، واستهل معالي رئيس اللجنة الاجتماع بالترحيب بأعضاء اللجنة ، وتمنى للجميع التوفيق . ثم استعرض أمين اللجنة الأستاذ يوسف الركبان تقريراً مختصراً بمنجزات اللجنة في تشكيلها السابق (الدورة السابعة) للعام الجامعي 1436 / 1437 هـ ، حيث ذكر بأن عدد اجتماعات اللجنة ( 4 ) اجتماعات ، و بلغ عدد الموضوعات المطروحة على اللجنة خلال هذه الفترة ( 8 ) موضوعات ، وعدد القرارات و التوصيات المتخذة ( 16 ) قراراً و توصية ، و نسبة القرارات و التوصيات التي تم تنفيذها 81 % من إجمالي عدد القرارات و التوصيات ، علماً أن باقي القرارات والتوصيات التي لم تنفذ هي الآن في طور التنفيذ . كما بيّن أن من أهم إنجازات لجنة التعاملات الإلكترونية في دورتها السابعة خلال العام الجامعي 1436 / 1437 هـ: 1. متابعة تنفيذ مشروع ( الاتصالات الإدارية ، و الأرشفة الإلكترونية ، و إجراءات سير العمل ) . 2. متابعة تنفيذ متطلبات قياس التحوّل السادس ببرنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية (يسّر) . 3. ربط الجامعة بخدمة قناة التكامل الحكومية (تكامل GSB) المُقدمة من برنامج يسّر . 4. حصر و تحديد الخدمات الإلكترونية التي تحتاجها الجامعة من قناة التكامل الحكومية (تكامل GSB) . 5. حصر جميع خدمات الجامعة الإلكترونية ، وإدخالها في نظام (مرصد الخدمات) التابع لبرنامج يسّر ، وعددهن (106 خدمات) ، وتمت الموافقة عليها ونشرها . 6. العمل على نشر عدد ( 12 خدمة إلكترونية) للجامعة في (البوابة الوطنية – سعودي) ، وسيتم استكمال نشر باقي الخدمات الخاصة بالجامعة . 7. متابعة إنجاز الجامعة لقياس السادس للتحول للتعاملات الإلكترونية الحكومية ، حيث حصلت الجامعة على مؤشر إجمالي بلغ ( 82.45% ) ، ويعدُّ ضمن مستوى الإنجاز ( المُتميّز ) ، والذي يؤهلها للانتقال من مرحلة (الإتاحة ) إلى ( مرحلة التميّز و التحسين ) في القياس القادم (السابع) . 8. مشاركة الجامعة في جوائز ( الإنجاز ) و ( التميّز الرقمي ) برعاية وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات. 9. إنشاء لجنتين فرعيتين تنبثق من لجنة التعاملات الإلكترونية ، الأولى لجنة برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية يسِّر ، وهي مختصة بكل ما يتعلق ببرنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية يسِّر ، و الثانية لجنة إدارة المشاريع التقنية ، وهي تختص بمتابعة و إدارة المشاريع التقنية على مستوى الجامعة . 10. إنشاء لجنة فرعية منبثقة من لجنة التعاملات الإلكترونية بالجامعة باسم ( لجنة خطة التحول للتعاملات الإلكترونية ) لإعداد و إنشاء خطة التحول للتعاملات الإلكترونية للجامعة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة داخل وخارج الجامعة ، والإشراف على تنفيذها . 11. متابعة تطوير و تحديث بوابة الجامعة الإلكترونية . 12. متابعة مهام أعمال (لجنة ترجمة محتوى البوابة الإلكترونية للجامعة). 13. متابعة رفع سرعة الاتصال بين فروع الجامعة ، وكذلك الاتصال بالإنترنت على مستوى الجامعة . 14. متابعة تركيب خط اتصال بالإنترنت (بديل) للجامعة ، ليكون داعماً لخط الاتصال الحالي ، و يعمل بالتوازي معه. 15. تفعيل التأشيرة و التوقيع الإلكتروني في نظام الاتصالات الإدارية ، وربطه مع مركز التصديق الرقمي بالتنسيق مع عمادة تقنية المعلومات بالجامعة . 16. العمل على رفع سرعة تصفح البوابة الإلكترونية للجامعة لتكون الأسرع مقارنة بالمواقع الحكومية الأخرى على مستوى المملكة العربية السعودية . 17. العمل على حصر أهم إنجازات الجامعة النوعية على المستوى الأكاديمي و العلمي والإداري والتقني ، و من ثم عرضها على أعضاء لجنة التعاملات الإلكترونية لمراجعتها و تقييمها ، تمهيداً لنشرها على بوابة الجامعة الإلكترونية. 18. مراجعة الأقسام الأكاديمية و الجهات الإدارية في النظام الإداري والمالي لتصحيحها ، وذلك استعداداً لتنفيذ مشروع إجراءات سير العمل . ثم تم استعراض جدول أعمال اللجنة ، و اتُخذت التوصيات المناسبة حول مواضيع جدول أعمالها ، صرح بذلك سعادة وكيل الجامعة ونائب رئيس لجنة التعاملات الإلكترونية د. مسلّم الدوسري ، حيث ذكر بأن مهام هذه اللجنة تتلخص في تطوير خطة الجامعة في استخدامات الحاسب الآلي: الإدارية ، والمالية ، والأكاديمية ، والفنية ، و وضع تصور شامل لحاجة الجامعة من البرامج في جوانبها : الإدارية ، والمالية ، والأكاديمية ، والبحثية ، والمكتبية ، والشؤون الطلابية ، والتعرف على التجارب السابقة لدى الجهات الأخرى ، والاستفادة منها ، و متابعة المستجدات في مجالات استخدام الحاسب الآلي في العمليات: الإدارية ، والعلمية ، والتدريبية ، واقتراح تطوير مالدى الجامعة منها ، والتوصية بجلب ما ليس لديها .