في بداية الاجتماع والذي عقد في تمام الساعة 10 صباحا حيث كانت الانطلاقة من خلال كلمة القاها مدير عام الادارة بالصلاة والسلام على رسول الله ورسالة ترحيبية بموظفي الادارة ونقل لهم شكر معالي مدير الجامعة وسعادة د.وكيل الجامعة على الجهود المبذولة خلال الفترة الماضية . وتم خلال الاجتماع مناقشة جدول الاعمال والذي كان مخصص بما تم القيام به من اعمال خلال الفترة الصيفية عام 1435هـ على النحو التالي :
استعراض ما تم إجازة من قبل مدراء الادارات ومشرفي المباني خلال فترة الصيف.
مناقشة المشاكل التي تواجه مشرفي المباني وإيجاد حلول سريعة لها.
مناقشة توفير بعض المواد الغير موجودة او استبدالها.
مناقشة التقارير الشهرية من قبل المشرفين بحيث تكون تقارير كاملة من خلال إضافة الصور قبل وبعد عمليات الانجاز.
مناقشة المشاكل التي تعيق المباني الجديدة.
تحديد عدد البلاغات المنجزة بشكل دقيق والواردة لكل المباني.
مناقشة موضوع البلاغات والتي يقوم المشرف بعملها من خلال الموقع الالكتروني وهذا يعد مخالف حيث تتم عملية البلاغ عن طريق صاحب المشكلة.
مناقشة موضوع استحداث نظام البلاغات الخاص بالمستودع المركزي, حيث تتم عملية توفير مواد النظافة وقطع الغيار لمشرفي المباني عن طريق النظام لسرعة توفيرها وعدم التأخير والتنظيم من خلال الجرد.
مناقشة إنشاء مستودعات خاصة لبعض المباني ليتم وضع مواد النظافة وما يخص الادارة العامة لتشغيل والصيانة فيها.
مناقشة ضرورة اقفال البلاغات المنجزة من قبل مشرفي المباني ومتابعة البلاغات بشكل يومي وتسليم الانجازات بشكل اسبوعي.
مناقشة استعراض الخدمات المبتكرة والمتطورة والتي بدورها تخدم الطلاب والطالبات من مناظر جمالية وخلافة.
عرض صور من قبل كل مشرف للعمليات المنجزة خلال الفترة قبل وبعد الصيف والتي تشمل عمليات بناء ودهان وترميم ومناظر جمالية واخرى.
وفي نهاية الاجتماع قدم مدير عام الادارة العامة لتشغيل والصيانة كلمة شكر وتقدير لمدراء الادارات ومشرفي المباني على الجهود المبذولة وحثهم على السعي الجاد لرقي بالعمل وتمنى لهم تقديم الاقتراحات التي يرونها مناسبة لبيئة العمل.