مهام مديـــــــر المكتـــــــــب :
الهدف العام:
إيجاد إدارة متمكنة وخاصة تقدم كافة الخدمات الإدارية والفنية بكفاءة وإتقان لرئيس الجامعة لإنجاز الأعمال الهامة والسرية ، وتكون موضع ثقة رئيس الجامعة في حفظ أسرار العمل وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر.
المهــام :
- الإشراف على إدارة منسوبي مكتب رئيس الجامعة.
- توزيع المهام على منسوبي مكتب رئيس الجامعة.
- إحالة المعاملات الواردة والصادرة لمكتب رئيس الجامعة.
- التصرف في المسائل الروتينية وعدم إشغال رئيس الجامعة بها.
- الإشراف على النظام الالكتروني للمجالس واللجان، والتواصل والتعامل المباشر مع جميع اللجان والمجالس.
- تهيئة وتنظيم مواعيد اجتماعات رئيس الجامعة والقيام بأعمال الاختزال وتنسيق أعمال الترجمة عند الحاجة.
- إعداد برامج مقابلات رئيس الجامعة وعرضه كل يوم للتأشير بموجبه.
- استقبال وتلقي الاتصالات الهاتفية الخاصة وإحالتها لرئيس الجامعة حسب التوجيهات المسبقة بشأنها.
- ضرورة التأكد من كافة أجهزة الاتصالات الخاصة برئيس الجامعة (الهاتف الخاص – الهاتف الجوال – فاكس – بريد الكتروني – الشبكة الداخلية – التحويلات الداخلية والخارجية – الاتصال الشبكي - الاتصال المرئي – نظام المجالس واللجان).
- التأكد من موقع أجهزة الاتصال وكيفية تقسيمها:( مكان أجهزة الاتصالات المرتبطة بالقيادة العليا على الناحية اليمنى، وبقية الأجهزة على الناحية اليسرى من المكتب، التأكد من وضع سماعات الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز، الاحتفاظ بأحدث الأدلة والنماذج الهاتفية منها ما هو خاص بكبار المسئولين والأخرى لغيرهم.
- إجراء كافة الاتصالات السرية والخاصة برئيس الجامعة الداخلية والدولية، وتفريع رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الجوال ورقياً وعرضها على الرئيس.
- ضرورة معرفة أماكن تواجد رئيس الجامعة أثناء اللقاءات والاجتماعات وتأمين الاتصالات له، والتأكد من صحة الأرقام المطلوبة في اتصالات الرئيس.
- تنظيم وترتيب رحلات سفر رئيس الجامعة الداخلية والخارجية من خلال الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، والاستفسار عن موعد السفر والعودة وإجراء الحجز المناسب، وترتيب حجوزات الفنادق لرئيس الجامعة والمرافقين له.
- إعداد جدول خط سير الرحلة، وإعداد المعلومات والبيانات اللازمة في السفر للمكان المراد السفر له، والاتصال بالأشخاص والجهات التي سوف يلتقي بها رئيس الجامعة في المكان المراد السفر له وإعداد الترتيبات المالية اللازمة.
- تجهيز وإعداد ملف متكامل عن رحلة سفر – الرئيس- يتضمن جدول أعمال كل يوم والمعلومات والأوراق التي يحتاجها.
- إعداد قائمة بأسماء الزوار المهمين والشخصيات المسئولة بالتنسيق مع وحدة العلاقات والمراسم.
- إعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة أثناء اجتماع رئيس الجامعة أو انشغاله، والاتصال برئيس الجامعة من وقت لآخر لإعلامه بالأحداث الهامة، إعداد أبرز المعاملات والاتصالات وقائمة الزوار لاطلاع رئيس الجامعة عليهما فور عودته من سفره، أو عند الاجتماعات المطولة للتوجيه بشأنها.
- وضع ملف للموضوعات التي تم البت فيها، وملف للموضوعات المؤجلة، وملف لما يتم التوجيه بدراسة ومتابعته مع جهات أخرى بالتنسيق مع وحدة المتابعة بالمكتب.
- تنظيم مقابلات الزوار من الشخصيات المهمة ورجالات الدولة وله تقييم المقابلات الضرورية، كما على السكرتير الخاص تحديد المقابلات الخاصة بمواعيد محددة مسبقاً بتوجيه من رئيس الجامعة.
- العناية بمكاتب السكرتارية الخاصة وصالة الاستقبال وتجهيزها لراحة الزوار وإعداد مكان خاص لكبار الضيوف بالتنسيق مع وحدة علاقات الجمهور والمراسم.
- يتولى مدير المكتب إعداد ومراجعة مفكرة رئيس الجامعة يومياً، تتضمن جميع المواعيد والمقابلات، وضرورة إبلاغ رئيس الجامعة قبل دخول الزائر، ومعرفة أماكن تواجد رئيس الجامعة باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
- حضور لقاءات رئيس الجامعة العامة والخاصة عند التوجيه بذلك وتلخيص مجمل اللقاء، وتلخيص المقالات المهمة لتوفير الوقت وتمكين رئيس الجامعة من التفرغ لمهامه الأخرى.
- مساعدة رئيس الجامعة في الاجتماعات والحفلات ومعرفة مكانه جلوسه وأوراق مشاركته.