الهدف العام :
ضبط إجراءات المعاملات الصادرة من مكتب رئيس الجامعة، وتنفيذ الإجراءات اللازم بشأنها وحفظها وأرشفتها والتعامل معها الكترونياً وفق ما تقضيه الحال.
المهـــــــام :
- متابعة وإدارة جميع أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات المرتبطة برئيس الجامعة وفقاً لتوجيهات المستشار والمشرف العام على المكتب.
- متابعة توجيهات - معاليه - بشأن أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات والتأكد من استمرار عملها ورفع محاضرها للتوجيه بشأنها.
- أعداد ومتابعة جدول أعمال كافة اللجان والمجالس والاجتماعات، والتأكد من انضباط سير أعمالها، ورصد جوانب القصور في أدائها لمعالجة ذلك.
- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بأعمال اللجان والمجالس بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها وعرضها عند التوجيه.
- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بجميع أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات.
- متابعة تنفيذ توصيات اللجان والمجالس والاجتماعات بعد اعتماد محاضرها من الرئيس، مع اللجان والمجالس نفسها ومع كافة جهات الجامعة.
- استلام وتوجيه البريد وكافة المراسلات الواردة والمتعلقة بأعمال اللجان والمجالس وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات وحفظها بعد البت فيها.
- استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإليكتروني الخاصة باللجان والمجالس وفهرسة هذه الرسائل وأرشفتها.
- القيام بمهام تدوين وكتابة المحاضر الخاصة باللجان والمجالس التي يرأسها معالي الرئيس، والتنسيق مع أمانات اللجان والمجالس كل فيما يخصه.