الهدف العام:
سرعة انجاز المعاملات والخطابات الخاصة أو ذات الطابع السري للجهات العليا وغيرها المتعلقة برئيس الجامعة.
المهـام:
- استقبال جميع المعاملات والخطابات السرية أو ذات الطابع الخاص بمكتب رئيس الجامعة وإكمال إجراءاتها وفق التوجيهات.
- استلام وعرض الأوراق التي تحتاج إلى توجيه أو توقيع – الرئيس – ذات الطابع السري وإعادتها للإدارات المختصة.
- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري إلى خارج الجامعة مباشرة وذلك بعد توقيعها من رئيس الجامعة.
- حفظ المعاملات والخطابات والملفات السرية ضمن أرشفة المكتب السري بأسلوب يساعد على استخراج المعلومات المطلوبة بسهولة ويسر.
- فرز المعاملات والخطابات السرية وذات الطابع الخاص والتأكد من صحة إحالتها واكتمالها وفهرستها.
- تقييد جميع المعاملات السرية في الوارد والصادر وفق تقسيم رقمي خاص للمكتب السري وتنظيمها وترتيبيها ووضعها في ملفات خاصة مع مراعاة التنصيف الموضوعي لذلك.
- إعداد الحقيبة السرية والتي يتم تصنيفها وإعدادها من المكتب السري والخاصة بالموضوعات السرية وذات الطابع الخاص وبعثها لرئيس الجامعة لسرعة عرضها عليه حال وجوده أو سفره أياً كان مكان تواجده.
- توزيع صور الخطابات والقرارات السرية وفق توجيه الرئيس على الجهات المعنية بها.
- تنظيم أرشيف المكتب السري وتنسيقه وحفظ صور كافة المعاملات والخطابات وأساسها في ملفات مصنفة.
- القيام بكافة أعمال النسخ والتحرير الخاصة بالمكتب السري.
- المحافظة الكاملة على سرية المعاملات والمعلومات التي يتم الاطلاع عليها.
- .أية مهام أخرى يمكن أن يكلف بها المكتب السري.